4 Dicas para um evento ou congresso de sucesso

26/04/2017
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Seja para eventos empresariais pequenos, médios, grandes ou congressos, a necessidade de se planejar e seguir alguns passos para que tudo dê certo é imprescindível.

Ninguém quer correr o risco de causar impressões negativas em seu público com a má execução de um evento, seja ele de qual porte for. Então para auxiliá-lo em como proceder para que o evento saia como esperado e de fato conquiste todo o público, separamos abaixo algumas dicas essenciais para que tudo dê certo.

Dessa forma, antes de tudo certifique-se de ter fácil acesso a uma caneta ou lápis e também um bloco para anotação. Caso esteja conferindo esse artigo por tablet ou celular, você pode dar um “print” na tela para arquivar as dicas e assim não esquecer nada do que vamos compartilhar aqui.

Dicas para um evento / congresso de sucesso

Confira abaixo as dicas essenciais que irão auxiliar o planejamento e execução do evento ou congresso de sua empresa.

Estratégia e planejamento com antecedência

Sabemos que antes de tudo devemos ter um planejamento e uma estratégia do que deverá ser feito, como prazos, sistema para eventosetapas a serem concluídas, possíveis resultados, qual o intuito do evento, qual público alvo e muitos outros detalhes que vão depender do tamanho do evento ou congresso.

À parte de toda a importância desses detalhes que descrevemos anteriormente e de como deverão ser executados, ter tudo isso planejado, mesmo que de forma superficial, com antecedência vai permitir que as coisas andem da forma correta, sem grandes atrasos e muita pressão para os executores do projeto.

Variando de acordo com o tamanho do evento, como no caso de grandes congressos, é importante que essa estratégia e planejamento seja feito com uma antecedência de no mínimo um ano, para que todos tenham tempo suficiente de dar atenção a todos os detalhes e conseguirem resolver até mesmo os pequenos “pepinos” que poderão aparecer no meio do caminho.

Tenha um cronograma em mãos

sistema para eventosApós traçar suas estratégias e criar o planejamento para o evento ou congresso, é necessário que você crie um cronograma, com datas máximas para cada etapa de criação do evento, dessa forma você e sua equipe saberão o tempo que possuem para correr atrás de todos os detalhes de cada etapa, sem deixar tudo para resolver nos últimos dias, como é costume em muitos locais, sejam eventos grandes ou não.

Neste cronograma você deve ter as datas iniciais e finais para cada etapa que deve ser feita, com todas as atividades respectivas, desde o montar de sua equipe, até a etapa final na data do evento.

Quanto mais detalhes somar a esse cronograma, mais chances de sucesso terá com o seu evento ou congresso.

Assim que estiver com o cronograma pronto, se esforce para manter tudo dentro do prazo, para que nada escape muito dos prazos que selecionou para cada etapa. Não esqueça de adicionar dias extras na sua contagem, é uma forma excelente de manter as datas finais no controle e não extrapolar nenhum prazo.

Parceiros, Fornecedores e Equipe nota 10

Para grandes ou pequenos eventos, é extremamente necessário que você tenha a presença de pessoas dedicadas ao seu lado. Sejam parceiros que irão ajudá-lo no evento ou congresso, sejam fornecedores ou mesmo sua equipe que estará ao seu lado em todos os passos, não deixe de procurar por pessoas ou empresas responsáveis e que tenham compromisso.

Pessoas e empresas empenhadas e que tenham um bom histórico poderão ajudar a montar o seu evento ou congresso com ainda mais profissionalismo, para que assim alcance o sucesso.

Antes de sair fechando o contrato com empresas para parceria ou fornecimento, não deixe de fazer uma pesquisa sobre cada uma delas, procure por depoimentos de outras pessoas ou empresas que tiveram contato e como foi o serviço prestado.

Em alguns casos, vale até mesmo procurar por informações como processos que podem estar correndo contra essas empresas, para ter certeza de que esta escolhendo o fornecedor ou empresa prestadora de serviços correto.

No caso das pessoas que irá selecionar para lhe ajudar no processo de organização do evento, vale analisar o perfil de cada profissional e colaborador e selecionar somente aqueles que realmente se dedicam e irão ajudá-lo de fato.

O dia do evento ou congresso também é importante

Muitas pessoas dão total atenção para o processo de criação e organização do evento e se esquecem do processo durante o dia que ele acontecerá, que também é muito importante, ou vice-versa.

sistema para eventosA data do evento, o momento em que estiver ocorrendo tudo aquilo que você e sua equipe ficaram meses providenciando, deve ter tanto ou mais atenção do que tudo que foi feito até então.

Alguns sistemas para eventos, como o Symphony.Net permitem que você tenha acesso ao que está ocorrendo no evento, através de um painel de marketing e estatísticas, painel financeiro, integração automática para inscrição via internet, grade de palestras, consistência de categoria de inscrição, emissão de documentos como crachás, recibos e certificados, disponibilização de mailing para expositores, fechamento de caixa por operador, resultados do evento em tempo real e avaliação pela internet.

Dessa forma você pode acompanhar e ter melhor controle sobre todo o momento em que o evento ou congresso estiver acontecendo.

É importantíssimo que sua empresa tenha acesso a um gerenciador de eventos ou sistema de gestão de eventos para que tenha controle sobre congressos e eventos sempre que necessitar, principalmente se sua empresa trabalha com esse tipo de mercado ou está sempre promovendo eventos.

Dentro de nosso sistema para eventos Symphony.Net você tem acesso a muitos outros benefícios que separamos diretamente para eventos, trazendo total controle sobre o que precisa no dia de seu evento.

Recapitulando

Para ter um evento ou congresso de sucesso você precisa:

  • Com antecedência de no mínimo um ano, dependendo do tamanho do evento, planejar e criar toda a estratégia para o evento;
  • Ter um cronograma com datas iniciais e finais para cada etapa do seu evento, para que nada fuja muito do estipulado;
  • Procurar por parceiros, fornecedores e equipe de profissionais que estejam engajados e que tenham compromisso com a entrega de seus serviços;
  • Ter um sistema de controle e gerenciamento de eventos para que tudo dê certo e você possa acompanhar os resultados do evento em tempo real.

Siga todas essas quatro dicas para um evento ou congresso de sucesso e consiga alcançar os resultados esperados para sua empresa ou negócio.

Dúvidas sobre o sistema de eventos Symphony.Net, fique à vontade para entrar em contato conosco e entender melhor como nosso sistema pode auxiliar sua empresa a crescer mais e mais.

                 

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  • Juciara Zagury

    Preciso do telefone de vcs !! Não estou conseguindo falar !! Preciso falar com vcs !! Linha fina 021-3081-2707

    • ideologica

      Olá Juciara, boa tarde!
      Agradecemos por entrar em contato conosco.
      Nós enviamos o seu contato para o setor responsável que retornará o mais breve possível.
      Ficamos à disposição.
      Atenciosamente,
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